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C'est quoi exactement la digitalisation ?

Publié le 10 juillet 2024

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  • 📁 Guide avancé pour la transition numérique de votre société

Comment rendre son entreprise plus performante, augmenter sa rentabilité et sa valorisation ?

Ce sont des questions que chaque chef d’entreprise se pose à un moment ou à un autre. Aujourd’hui, nous allons décortiquer tout cela.

Dans cet article, nous allons commencer par définir ce qu’est la digitalisation, ensuite, nous allons analyser quel type d’entreprise en bénéficie le plus et enfin, nous conclurons par les actions que vous pourriez mettre en place pour rendre votre entreprise plus performante au quotidien.

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1 - Qu’est-ce que la digitalisation ?

Avant tout, je ne suis pas particulièrement fan du terme "digitalisation" car en français, "digital" se rapporte aux doigts. Cependant, c’est le terme le plus pertinent à mon avis, car "numérisation"... cela laisse à désirer.

Concrètement, la digitalisation consiste à transformer les processus physiques de votre entreprise en processus numériques. Cela ne se limite pas simplement à utiliser Excel pour votre facturation, bien que ce soit déjà mieux que rien.

Il s'agit de repenser votre entreprise pour la rendre plus efficace au quotidien grâce à l'outil informatique.

C’est un travail itératif, qui se fait pas à pas, ce qui fait que chaque entreprise peut avoir un niveau de digitalisation différent : certaines n’ont pas de site web tandis que d’autres peuvent être pilotées depuis n’importe quel endroit sur Terre.

Mais vous pourriez vous demander pourquoi vouloir tout changer si tout fonctionne bien aujourd’hui.

Une entreprise évolue, elle vit, mais avant tout, elle repose sur des personnes. Ces personnes, qui occupent un poste aujourd’hui et parfois depuis longtemps, ne seront peut-être plus là demain entre les départs à la retraite, démissions et licenciements.

Avoir encadré les processus d’une entreprise avec un outil, c’est vous garantir de pouvoir facilement transférer le flambeau, déléguer, mais aussi augmenter la valorisation de votre société puisque les connaissances et le travail des différents collaborateurs sont structurés, organisés et normalisés. Cela facilitera la reprise par un futur acquéreur.

Bref, nous avons vu que la digitalisation consiste à transformer étape par étape votre entreprise dans le but de la rendre plus performante au quotidien.

Passons maintenant à savoir quelles entreprises en bénéficient le plus.

2 - La digitalisation, pour qui ?

Il est évident que chaque entreprise peut s’améliorer d’une manière ou d’une autre grâce à la technologie. D’ailleurs, lors de mes audits avec mes clients, je remarque des points à améliorer presque systématiquement.

Cependant, trois grandes catégories d’entreprises bénéficient particulièrement d’une transformation numérique.

La première catégorie concerne les sociétés existant depuis plus de 10 ans

Souvent des entreprises familiales dans un secteur peu lié à la technologie, et dont les gérants comptent partir à la retraite un jour.

Ces sociétés fonctionnent assez bien et se sont fait un nom dans leur secteur. En interne, la plupart des processus reposent encore sur le papier, avec peut-être quelques fichiers Excel par-ci, par-là, mais globalement tout reste à faire. Pour la plupart de ces entreprises, il y a énormément à gagner en termes de valorisation pour la revente ou d’efficacité opérationnelle, ce qui augmentera considérablement la rentabilité des tâches réalisées.

La deuxième catégorie concerne les sociétés assez jeunes en forte croissance

Et principalement les entreprises qui embauchent beaucoup ou souhaitent le faire. Ces sociétés sont souvent confrontées à des défis liés à l'organisation et à la gestion de leur expansion. Elles se retrouvent donc avec des processus désorganisés ou inefficaces, ce qui freine leur croissance et crée des problèmes opérationnels. La digitalisation permet à ces entreprises de structurer leurs processus, d’identifier leurs forces et faiblesses technologiques afin de savoir sur quoi se concentrer, ce qui leur permet de maintenir ou d’améliorer leur rythme de croissance.

La troisième catégorie concerne les entreprises qui ont déjà des outils en place

Parfois un peu éparpillés, avec un CRM, un logiciel de vente, etc., et qui souhaitent les intégrer pour mieux piloter leurs opérations avec des tableaux de bord affichant les différentes KPI.

Maintenant que nous avons identifié les entreprises qui bénéficient le plus d’une transformation numérique, voyons comment, en quelques étapes, vous pouvez rendre votre entreprise plus efficace.

Guide de base de la digitalisation

Pour entamer vous-même la digitalisation de votre entreprise et atteindre vos objectifs, vous pouvez vous rendre en bas de page et télécharger le document PDF récapitulatif dans les ressources disponibles.

Dans les grandes lignes, il y a quatre étapes clés à mettre en place dès aujourd’hui qui permettront d’augmenter l’efficacité de votre entreprise.

1ère étape : Ouvrez les yeux

La première étape consiste à ouvrir les yeux sur vos processus et vous demander : qu’est-ce qui me ralentirait si demain je doublais mon nombre de clients ? Cela pourrait être que la personne ou le service chargé des commandes fournisseurs aurait un travail dix fois plus long, et donc vous ne pourriez pas assurer vos livraisons, ou que votre force opérationnelle devrait grandir, nécessitant de former extrêmement rapidement de nouvelles recrues. Listez tous vos goulots d’étranglement, du plus important au moins important, dans l’hypothèse où vous doublez votre nombre de clients.

2ème étape : Identification des solutions

La deuxième étape est d’identifier quelles actions et quels outils peuvent vous aider à résoudre ces goulots d’étranglement. Imaginez que vous êtes dans un monde parfait où tous les logiciels auxquels vous pensez existent. Vous pourriez avoir besoin d’un logiciel qui automatiserait la gestion des commandes fournisseurs ou bien d’une plateforme de formation en ligne pour accélérer la montée en compétence de vos nouvelles recrues. Le but ici est d’ouvrir les yeux sur les différentes solutions qui pourraient être mises en place.

3ème étape : Outils disponibles

La troisième étape consiste à rechercher, pour chaque solution imaginée, quels sont les outils qui pourraient vous aider. Lorsque nous effectuons des audits pour nos clients, cette étape est cruciale car trouver la solution la plus adaptée est complexe, surtout en tenant compte des contraintes de budget, de temps et de ressources humaines. Parfois, une solution existante comme SAP ou Odoo peut convenir, mais la plupart du temps, les processus internes de l’entreprise ne correspondent pas parfaitement à ces solutions standardisées. Il faut alors adapter le logiciel, ce qui peut rapidement faire grimper les coûts. Nous recherchons donc toujours des solutions alternatives.

4ème étape : Feuille de route

La quatrième étape consiste à définir un plan de mise en œuvre. Une fois que vous avez identifié les outils et solutions les plus adaptés à votre entreprise, il est crucial d’établir un plan détaillé pour leur intégration. Cela implique de fixer des objectifs clairs, des délais réalistes et des étapes intermédiaires pour mesurer les progrès. Il faudra prioriser les solutions en fonction de leur impact et du temps estimé pour leur mise en place. Une fois votre feuille de route tracée, il ne reste plus qu’à faire, mesurer et ajuster.

Étape bonus : Recommencez

La digitalisation n’est pas un projet unique mais un processus continu. Il est important de surveiller régulièrement les performances des nouveaux outils et processus et d’apporter les ajustements nécessaires. Utilisez des indicateurs clés, par exemple l’efficacité de votre force de vente, la satisfaction client ou tout simplement votre chiffre d’affaires. Croisez ces informations avec les retours d’expérience de vos collaborateurs, clients et fournisseurs et adaptez votre feuille de route étape par étape.

Conclusion

Pour conclure, la digitalisation est une étape essentielle qui permet aux entreprises d’atteindre leurs objectifs de rentabilité, d’autonomie et de valorisation. Que vous soyez une entreprise bien établie ou une start-up en pleine croissance, intégrer des outils numériques peut transformer votre manière de travailler, améliorer votre efficacité et augmenter votre compétitivité sur le marché. En suivant ces étapes – identification des processus clés, recherche des solutions adaptées, mise en œuvre progressive, et amélioration continue – vous serez en mesure de tirer le meilleur parti des technologies disponibles et de préparer votre entreprise à dépasser les sommets.